Compétence

Beaucoup de copropriétaires renoncent en expliquant qu'ils ne sont pas comptables et si par malheur aucun comptable n'est copropriétaire.....les comptes ne seront tout simplement pas contrôlés. Il s'agit pourtant d'une comptabilité des plus simples et avec un peu de bon sens l'on pourra la contrôler sans difficulté.

Contrôles
La périodicité des contrôles devrait être trimestrielle de manière à monter au syndic qu'il est suivi. De plus, la mémoire des évènements en est d'autant plus précise.

Dépenses
Il s'agit de contrôler les factures et les imputations par type de charges ; tous les payements bancaires devront correspondre à une facture. Une facture qui remonte à une année antérieure sera suspecte et il faudra vérifier si elle n'a pas déjà été répartie antérieurement. Il faut surtout vérifier si une facture est justifiée...et à ce niveau un comptable extérieur est défavorisé par rapport à un copropriétaire. Les questions à se poser devant une facture sont par exemple : la dépense était-elle utile ? Le syndic avait-il le droit d'engager cette dépense ? Le travail ou le service correspondant a-t-il été exécuté entièrement et de manière satisfaisante ? Le prix est-il normal ? Le prix correspond-il à l'offre ?

Responsabilité

Rester dans son rôle d'assistance et de contrôle est essentiel. Le conseil de gérance doit se garder de prendre des décisions qui sont de la responsabilité du syndic (urgence, gestion..) soit de la responsabilité de l'assemblée générale.
Un conseil de gérance qui outrepasse ses compétences ou n'exerce pas sa mission peut engager sa responsabilité civile. Il est vivement conseillé aux membres des conseils de gérance de s'assurer, de même que le syndic.